Den Zweck der Weitergabe klären
Überlegen Sie, was die empfangende Person mit dem Dokument tun soll. Zum Lesen oder Drucken kann ein PDF passend sein. Für eine gemeinsame Überarbeitung ist dagegen möglicherweise die bearbeitbare Datei oder eine geeignete Freigabe hilfreicher. Ein PDF ist nicht automatisch unveränderlich, vertraulich oder barrierefrei. Es bewahrt häufig ein vorgesehenes Seitenbild, kann aber weiterhin kopiert, kommentiert oder bearbeitet werden. Legen Sie deshalb fest, welche Fassung weitergegeben werden soll und ob enthaltene persönliche Angaben erforderlich sind. Speichern Sie das ursprüngliche Dokument separat, damit spätere Änderungen nicht an einer unpraktischen Kopie vorgenommen werden müssen.
Das Ausgangsdokument vorbereiten
Prüfen Sie Überschriften, Absätze, Seitenumbrüche und die Lesbarkeit von Tabellen oder Bildern. Entfernen Sie versehentliche Leerzeilen, Kommentare oder Entwurfsbestandteile, die nicht zur endgültigen Fassung gehören. Bei aufgezeichneten Änderungen müssen Sie bewusst entscheiden, welche übernommen werden und was im Ergebnis sichtbar sein soll. Eine schnelle Bildschirmansicht des Ausgangsdokuments ersetzt diese Entscheidung nicht. Verwenden Sie nach Möglichkeit echte Überschriften und sinnvolle Alternativtexte für wichtige Bilder. Solche Strukturen können bei einem geeigneten Export erhalten bleiben und die Nutzung erleichtern. Sie entstehen nicht automatisch dadurch, dass ein Text besonders groß oder farbig formatiert wird.
Die Exportfunktion bewusst nutzen
Verwenden Sie die vorgesehene PDF-Exportfunktion Ihrer Anwendung. Die genauen Menüs unterscheiden sich, deshalb orientieren Sie sich an deren aktueller Hilfe. Prüfen Sie den Seitenbereich: Soll das ganze Dokument oder nur eine Auswahl exportiert werden? Beachten Sie auch Einstellungen zu Bildqualität und Dokumentstruktur. Stark verkleinerte Bilder können unlesbar werden, während unnötig hohe Auflösung die Datei vergrößert. Speichern Sie die PDF-Datei mit einem eindeutigen Namen in einem bekannten Ordner. Die bearbeitbare Ausgangsfassung sollte daneben klar unterscheidbar bleiben. Wenn Sie statt Exportieren über einen PDF-Drucker gehen, können sich verfügbare Strukturoptionen unterscheiden; prüfen Sie das Ergebnis entsprechend.
Die fertigen Seiten wirklich öffnen
Schließen Sie die Exportmeldung und öffnen Sie die gerade gespeicherte PDF-Datei erneut. Kontrollieren Sie erste und letzte Seite sowie Seiten mit Tabellen, Bildern oder besonderen Umbrüchen. Sind Zeilen abgeschnitten, Zeichen verändert oder Seiten leer geworden? Prüfen Sie bei einem längeren Dokument die Seitenzahl und suchen Sie nach einem charakteristischen Begriff, wenn durchsuchbarer Text erwartet wird. Betrachten Sie die Datei auch bei einer normalen Anzeigegröße; eine winzige Gesamtseitenansicht kann unlesbare Beschriftungen verbergen. Bei wichtigen Druckunterlagen ist eine einzelne Testseite sinnvoll, bevor Sie viele Exemplare ausgeben. Ein erfolgreicher Export bestätigt nur die Erstellung einer Datei.
Den Versand passend abschließen
Prüfen Sie vor dem Anhängen Dateiname, Größe und Empfänger. Für große Dateien kann eine kontrollierte Freigabe geeigneter sein als mehrere wiederholte E-Mail-Versuche. Wählen Sie dabei Berechtigungen bewusst und testen Sie, ob die empfangende Person auf die richtige Fassung zugreifen kann. Vertrauliche Unterlagen benötigen einen angemessenen Übertragungsweg; das Dateiformat allein schützt sie nicht. Wenn ein Kennwort verwendet wird, folgen Sie dem vereinbarten Verfahren für dessen getrennte Weitergabe. Bewahren Sie die versandte Fassung zusammen mit dem Original nachvollziehbar auf. So lässt sich später erkennen, welches Dokument tatsächlich verschickt wurde, statt erneut einen möglicherweise veränderten Entwurf zu exportieren.
Exportieren, erneut öffnen und erst nach der Seitenkontrolle weitergeben.
